第五章 基础数据
1.供货商与客户
在系统中，每一个供货商及每一个客户，都要设定一个唯一的编码。在以后的相关单据中，系统会根据供货商或客户的编码，自动调出其名称。
系统允许从EXCEL文件中导入供货商或客户档案到系统中。具体方法可以参考后面介绍的“Excel导入货品档案”。
2.内部部门
每一个公司内部部门，都设定一个唯一的编码，在以后的相关单据中，系统会根据部门编码自动调用部门名称。
3.货品类别
为所有要管理的货品分成若干个类别，以便于在相关报表中分类统计。
系统默认货品只有一层分类结构。即每种货品类别下属直接就是具体的货品了。
但是，您可以通过科学的类别编码来实现多级分类。举例说明：
如库存货品共分三大类：办公用品、生产材料、包装材料；
办公用品又分为：文具类、电脑类、桌椅类
生产材料又分为：五金类、化工类、纺织类
包装材料又分为……
那么，我们就可以在系统之外制定一个主类别的编码规则，而在我们的系统中直接给底层的类别编码。
如，在系统之外，我们规定：办公用品用“A”代表，生产材料用“B”代表，包装材料用“C”代表……
在系统的类别编码中，我们把文具类编码为“A01”,电脑类编码为“A02”……五金类编码为“B01”……
这样，我们就可以根据系统中的类别编码，看出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。
当然，您也完全可以不制定任何编码方案，只以易记的字母或数字，甚至是汉字做为类别编码。
系统默认货品只有一层分类结构。即每种货品类别下可以建立多级子类别，也可以直接建立一级类别进行管理：再通过科学的类别编码来实现多级分类。举例说明：
如库存货品共分三大类：办公用品、生产材料、包装材料；
办公用品又分为：文具类、电脑类、桌椅类；
生产材料又分为：五金类、化工类、纺织类；
包装材料又分为……
那么，我们就可以在系统之外制定一个主类别的编码规则，而在我们的系统中直接给底层的类别编码。
如，在系统之外，我们规定：办公用品用“A”代表，生产材料用“B”代表，包装材料用“C”代表……
在系统的类别编码中，我们把文具类编码为“A01”,电脑类编码为“A02”……五金类编码为“B01”……
这样，我们就可以根据系统中的类别编码，看出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。
当然，您也完全可以不制定任何编码方案，只以易记的字母或数字，甚至是汉字做为类别编码。
4.货品编码与货品属性
每一种相同名称，相同规格，相同计量单位，可以同时同价核算的货品，都要规定一个唯一性的货品编码。
货品的编码方案也可以象类别编码那样层次分明，也可以用顺序的数字，或用易记的字母缩写、汉字，或用货品自带的条形码等等。
货品的名称、规格、备注等信息可以随时自由修改，但是货品编码一旦被系统的单据引用，就能再修改或删除。
在新增货品资料时，可以录入货品的原始库存数，修改货品资料时，原始库存数将不再出现，以避免原始库存被修改。
但是，我们不推荐在增加货品资料时录入原始库存，建议通过入库单录入原始库存。
货品的成本价格与销售价格，您可以在建立货品档案时规定。但是，如果原始库存为0，您也可以不录入价格。在以后的入库出库操作中， 系统将自动根据移动加权平均的方法生成货品的成本价格。
货品的最低库存、最高库存属性，是库存报警功能的依据。最低库存是仓库中至少需要的存有该货品的数量，如果货品库存低于这个数量，将会造成供货不足的危险；最高库存是该货品最多不能超过的数量，如果货品超过这个数量，可能会库存积压增大成本。
如果不需要库存报警功能，货品的最低库存、最高库存属性也可以不设定。
货品图片，只记录货品图片所在的路径，因为，在设定货品图片之前，最好先把图片复制到统一的文件夹内以便于管理。
如果某种货品（产成品、半成品、整机、组件等）是由其它货品（材料、配件、组件等）构成的，可以在系统中设定构成表。
设定构成表的意义在于，在出库时，为了生产或组装若干套产成品，系统可以自动生成所需要材料/配件的种类及数量。这个功能在下一章中还有详细续述。
5．从Excel导入货品档案
使用本系统，需要录入所有货品的档案（编码、名称、规格等）。少则几百种，多则数千种上万种的货品档案，如果完全由人工录入，则需要花费一定的时间和精力。那么，有没有办法轻松的完成这个初始建帐的工作呢？
许多客户，在没有使用本系统之前，一直在使用Excel记录货品的档案;或者，有些客户可以把其它管理软件中的货品档案数据导出到Excel文件。那么，这样的客户，就不必花费很多时间来录入货品档案了。
因为我们的软件提供从Excel文件导入货品档案到系统中的功能。
首先要清楚，如果系统内已经存在一部份货品资料，这时再从Excel文件导入数据，如果Excel文件中存在的货品编码与系统内原有货品编码有重复现象，那么，导入数据时，会自动用Excel内的新的数据，覆盖掉系统内的旧数据。
因此，建议您在一个新的帐套中，首先从Excel文件导入货品编码资料，之后再在软件中补充录入其它货品编码及资料。
导入数据操作过程如下：
1.以管理员001身份登录系统，打开[基础数据]-->[货品档案]，点击[从Excel导入货品资料]按钮，打开导入界面。
点击“Excel文件”空格后面的[…]浏览按钮，选中要导入的Excel文件。
2.在“工作表名称”一栏中输入Excel文件内的指定工作表名称。（工作表是指一个Excel文件中的一个表格，在Excel界面右下角，默认名称为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等）。输入完成后点击[读入数据]按钮，把Excel文件一个工作表内的数据读入到系统内。此果仅为暂时读入数据，还没有真正导入货品资料成功。
3.检查从Excel工作表中读入的数据，查看表格是否有规律，没有规律的表格数据是无法导入的，强行导入会在软件运行中出现错误。
还要检查是否存在空行，特别是涉及到货品编码的列，是否有空格。如果存在，点击选中该行，再点击顶部［删除行］菜单删除无用的行。
4.从Excel文件读入的数据呈现在系统界面的表格内，这时候每一列的头都有一个字母代号“A、B、C…”等。同时，“货品编码”、“货品名称”、“单位”、“规格型号”等这些货品属性描述后面的下拉框内，也充入了“A、B、C…”这样的字母，数量与下面表格的列数对应。 这时需要您指定，哪一列对应哪一个货品属性。如：货品编码对应C列，货品名称对应D列…，那么您就可以分别在货品编码、货品名称后的下拉框内选择或输入“C”、“D”。其它项，如规格、单位、备注、价格、数量、安全库存等项，如果在Excel表中有这样的列，就选择对应的字母，如果没有，就保持其对应的下拉框为空。
如果Excel工作表中的数据有货品所属类别及类别编码一列，那么，也象操作货品编码、名称一样，在相应的下拉框中选择即可。
如果没有货品类别及类别编码，那么，系统导入时将按照“默认类别编码”、“默认类别名称”来把要导入的所有货品归类。
如果仅有类别名称，没有类别编码，那么，您可以把“类别名称”、“类别编码”都指向Excel工作表中的类别名称一列。
5.完成以上工作，就可以开始[导入新数据]了。点击顶部[导入新数据]菜单执行。系统会有警告提示，确认无误即可选择确实要执行此操作。
6.如果前面操作无误，您的数据就会存入系统的货品资料库中。在系统主界面-->[基础数据]-->[货品编码资料]中可以查看得到。如有需要，您可以对个别货品资料进行修改。